Elektronizace veřejných zakázek

-> 31.10.2018

Povinnost písemné elektronicky vedené komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem v rámci veřejné zakázky nabývá platnosti 18.10.2018 (od 18.4.2017 tato povinnost dopadla již na organizační složky státu, ČNB a centrální zadavatele).
 
 
Na jaké zakázky se to vztahuje?
Povinnost vést písemnou komunikaci elektronicky se na veřejné zakázky malého rozsahu nevztahuje. 
Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky
a) na dodávky nebo na služby částce 2 000 000 Kč, nebo
b) na stavební práce částce 6 000 000 Kč.
Povinnost vést písemnou komunikaci elektronicky (dle zákona o zadávání veřejných zakázek) je od zahájení řízení (pozn. zahájení řízení se automaticky nerovná odeslání výzvy k předkládání nabídek!) až po podpis smlouvy o dílo (dopadá tedy i na smlouvu).
Pravidlo povinné el. komunikace se uplatní i na neukončená zadávací řízení zahájena dle  zákona 134/2016 Sb. (=platný zákon o zadávání veřejných zakázek) (a dle 137/2006 Sb. v případě rámcových smluv).
 
 
Co je to elektronicky vedená komunikace?
Komunikace mezi zadavatelem a dodavateli v zadávacím řízení probíhá písemně; není-li v zákoně stanoveno jinak, lze použít i ústní komunikaci, je-li obsah v dostatečné míře zdokumentován, zejména zápisy, zvukovými nahrávkami nebo souhrny hlavních prvků komunikace.
 
Obecně platí, že zadavatel i dodavatel mohou použít jakýkoli prostředek el. komunikace – elektronický nástroj, datová schránka, e-mail…
Některé úkony mají přísnější požadavky - nabídky, předběžné nabídky, žádosti o účast, žádosti o zařazení do systému kvalifikace, žádosti o účast nebo návrhy v soutěži o návrh, aukční hodnoty v elektronické aukci je možno podat pouze prostřednictvím zadavatelem stanoveného elektronického nástroje. Zadavatel musí připojit el. podpis (pokud není komunikováno prostřednictvím el. nástroje nebo datové schránky) min. výzvu určenou účastníkům zadávacího řízení, oznámení o výběru, rozhodnutí o nejvhodnějším návrhu v soutěži o návrh a vyloučení účastníka zadávacího řízení.
 
 
Co to vlastně znamená?
Nabídky (pomineme-li výjimky) jsou podávány elektronicky a zadavatel je povinen určit elektronický nástroj (certifikovaný MMR), jehož prostřednictvím má být nabídka v elektronické podobě podány. Nabídka je při podání automaticky zašifrována.
 
Důsledky nedodržení elektronické formy - pokud nebyla žádost o účast, předběžná nabídka nebo nabídka zadavateli doručena ve lhůtě nebo způsobem stanoveným v zadávací dokumentaci (podána elektronicky), nepovažuje se za podanou a v průběhu zadávacího řízení se k ní nepřihlíží.
 
Otevírání obálek v elektronické podobě - otevřením nabídky v el. podobě se rozumí zpřístupnění jejího obsahu zadavateli (rozšifrování podané nabídky zadavatelem pomocí el. klíče), zadavatel nemá povinnost vyhotovit protokol o otevírání nabídek.
 
Předkládání veškerých dokumentů dodavatelem – pouze elektronicky!!!
Jedná se zejména o originály dokladů předkládané před podpisem smlouvy, samotný podpis smlouvy a dále např. Bankovní záruka - v případě el. formy nabídky, je nutné v el. podobě předložit i doklad o poskytnutí jistoty (v případě bankovní záruky = originál záruční listiny), předkládání originálů záruční listiny v listinné podobě není možné, zákon pro tento případ neobsahuje žádnou zvláštní výjimku. Originály dokumentů musí být opatřeny platným el. podpisem vydavatele dokumentu.
Pozn.: bude-li smlouva uzavřena pouze v písemné formě (tedy ne elektronicky), pak není neplatná, ale dochází k porušení zákona o ZVZ.
 
 
A co profil zadavatele a elektronický nástroj?
S ohledem na výše uvedené je nutné mít zřízený profil zadavatele a certifikovaný elektronický nástroj (ten může být i součástí profilu zadavatele - tato varianta je většinou jednodušší a přehlednější).
 
Lze využít buď komerční el. nástroje, které jsou zpoplatněny, nebo národní el. nástroj (tzv NEN), který je zdarma, spadá pod ministerstvo pro místní rozvoj a je možné jej využít jako profil zadavatele a současně elektronický nástroj viz   https://nen.nipez.cz/ .
 
NEN lze využít také pouze jako el. nástroj, tedy na příjem nabídek a ponechat si komerční profil zadavatele (pozn. je možné mít i dva profily zadavatele, je-li jedním z nich NEN).
 
 
Co s tím vším?
Nabízíme poradenství ve vztahu k povinné elektronizaci a s tím spojený výběr (nového) vhodného profilu zadavatele a elektronického nástroje (pro příjem elektronických nabídek), jeho případné zřízení, včetně jeho nezbytného oznámení ve Věstníku veřejných zakázek i uveřejnění zákonem požadovaných dokumentů na novém profilu zadavatele, a jeho následnou správu, včetně spolupráce při zveřejňování potřebných dokumentů s případnými jinými administrátory veřejných zakázek. 
 
Zajišťujeme kompletní administraci, včetně poradenství, vztahující se k přípravě a průběhu různých druhů zadávacích řízení dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (včetně zakázek zadávaných mimo režim zákona).
 
Administrujeme veřejné zakázky po celou jejich dobu – od její přípravy, přes zpracování zadávací dokumentace, zveřejnění na profilu zadavatele, vyhodnocení nabídek až po ukončení veřejné zakázky, včetně odeslání výsledků do věstníku veřejných zakázek.
 
Realizujeme administraci výběrových řízení v rámci metodických pokynů a smluvních podmínek poskytovatelů finančních dotačních prostředků (krajů, ministerstev ČR, SFŽP, SZIF, IROP, atd.)